CONSEJOS PARA LA ADAPTACIÓN A LA ISO9001:2015 E ISO14001:2015

6 de octubre de 2017

La publicación de las nuevas normas ISO 9001:2015 de Sistemas de Gestión de la Calidad e ISO 14001:2015 de Sistemas de Gestión Ambiental está generando una gran expectación, dado el poco plazo de tiempo que queda para adaptarse a ellas.

Más de un millón de organizaciones de todo el mundo deberán adaptar sus sistemas de gestión a los nuevos requisitos de las normas antes del 14 de septiembre de 2018

Los nuevos enfoques de las normas pretenden aportar a los sistemas de gestión un carácter más preventivo y menos burocrático.

Cada vez son más las organizaciones y empresas que están alineando de forma más clara su sistema de gestión con los objetivos estratégicos que se plantean, cobrando mayor importancia aspectos del contexto en el que desarrollan su actividad, y el modo en el que afrontan sus objetivos, por lo que cada vez los sistemas de gestión son más dinámicos.

Se está consiguiendo mejorar la imagen corporativa ante las partes interesadas, al reforzar los procesos de comunicación y asegurar que la información que se transmite del sistema y su desempeño es coherente y fiable.

El nuevo enfoque basado en el riesgo permite que dirección de las empresas pueda conocer y tratar eficazmente sus riesgos y oportunidades mediante la integración de la Gestión de Calidad y Ambiental con sus prioridades de negocio.

Por otra parte, el hecho de tener en consideración una perspectiva del ciclo de vida de los productos y servicios de la organización, determinando sobre qué aspectos ambientales se tiene capacidad de control o influencia, logra que las empresas reflexionen sobre la adquisición de sus materias primas, el diseño y el fin de vida útil, decidiendo el grado de control que pueden ejercer y los aspectos ambientales en los que pueden influir.

Las Normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015 incorporan la llamada Estructura de Alto Nivel, cuyo objetivo es facilitar la integración de los distintos sistemas de gestión, para que ésta sea sencilla y rápida para las organizaciones.

Las organizaciones que ya han adaptado sus sistemas a las versiones de 2015, confirman que hay una mayor facilidad para esta integración, lo que favorece que se puedan emprender los trabajos de adaptación de ambas normas de forma conjunta.

Para las pequeñas y medianas empresas los cambios se presentan también como la gran oportunidad para simplificar, adecuar y dotar a sus Sistemas de Gestión de una orientación clara a resultados.

La consideración del contexto y el enfoque al riesgo son algunas de las novedades incluidas en las versiones de 2015 de las normas.

¿Cómo están afrontándolo las organizaciones certificadas?

De un modo natural y práctico, las organizaciones están identificando con relativa facilidad las partes interesadas y otras cuestiones (externas e internas) que afectan de algún modo a su actividad. Si bien es cierto que es necesario trazar, con la mayor claridad posible, la correspondencia entre las necesidades y expectativas de las partes interesadas, y los requisitos que se determinan en el sistema de gestión.

Por otra parte, aunque desde 2015 sea más explícito, el enfoque al riesgo siempre ha estado presente en los Sistemas de Gestión. Para su implementación las organizaciones están llevando a cabo dos líneas de acción: una reflexión derivada del análisis del contexto encuentra normalmente situaciones de incertidumbre que pueden alterar la actividad de negocio y la consecución de los objetivos estratégicos.

A un nivel más operativo, cada proceso incorpora como información para su gestión la identificación de los riesgos y oportunidades con los que se puede enfrentar y cómo actuar (acciones planificadas) ante ellos.

Desde el punto de vista ambiental, se está ampliando el escenario de la búsqueda de riesgos y la detección de oportunidades: derivado del análisis de contexto, de los aspectos ambientales y de los requisitos legales, la empresa es capaz de identificar sus riesgos y oportunidades y establecer planes de actuación para minimizar los primeros, y maximizar las segundas.

Las organizaciones certificadas están siendo bastante prácticos a la hora de implementar los requisitos relativos al contexto, y a los riesgos y oportunidades. Habitualmente utilizan análisis muy extendidos en el ámbito de la gestión, como análisis DAFO (Debilidades-Amenazas-Fortalezas-Oportunidades), AMFE (Análisis Modal de Fallos y Efectos) o matrices de riesgos, de los que obtienen información de gran valor. Además, las empresas tienen predisposición a la detección de oportunidades (estratégicas, de mejora en los resultados del proceso, en el aprovechamiento de los recursos, etc.) forma parte también del pensamiento basado en el riesgo que proponen las Normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015.

Otro punto que está causando inquietud, es la consideración del ciclo de vida los productos o servicios, si bien hay que insistir en que no implica la realización de un Análisis de Ciclo de Vida (ACV) detallado.

Fruto de todo ello, las organizaciones están encontrando nuevas líneas en las que implantar acciones que le lleven a la mejora continua no sólo de los aspectos ambientales que puede controlar directamente, sino sobre aquellos en los que pueden influir.

¿Cómo realizar la transición de manera efectiva?

Tanto la implantación inicial del sistema de gestión, como su adaptación a una nueva norma de referencia, siempre deben abordarse de manera planificada.

En términos generales, lo habitual es seguir los siguientes cinco pasos:

• Formación: Se debe identificar qué personas de la organización deben conocer los requisitos de la norma y sus modificaciones, y formarlas.

• Diagnóstico: Es importantísimo definir el punto de partida respecto al grado de cumplimiento de los nuevos requisitos. Puede  que ya existan prácticas de gestión, que puedan dar respuesta a lo requerido por la norma, por lo que habrá que identificarlas.

• Implantación: Debemos establecer un plan de trabajo que incluya responsables, plazos, prioridades sobre los procesos que se deben revisar, caminos a seguir, etc.

• Verificación: Una vez hecha la implantación, debemos comprobar el cumplimiento de la norma y de la eficacia del sistema, a través de la auditoría interna y la revisión por la dirección.

• Certificación (o adaptación del certificado a la nueva norma): La entidad de certificación acreditada comprobará a través de la auditoría correspondiente, que se han implementado los requisitos, y generará el nuevo certificado bajo la nueva norma.

¿Cómo podemos ayudarles en SIGGO?

En SIGGO realizamos consultoría en calidad y medio ambiente. Disponemos de consultores especializados en ISO 9001 e ISO14001, con dilatada experiencia en la adaptación a la nueva versión de 2015.

Si quiere adaptar su sistema de gestión, no lo dude y solicítenos presupuesto, a través de nuestro formulario de contacto, nuestro email info@siggo.es o llamándonos al teléfono 965844586.